Как делаются классические и необычные записные книжки

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:

• Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
• Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
• Ножницы и клей.
• Дырокол.
• Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

Образец сшитой папки

В обычном случае документальные листы скрепляют нитками. Так соединяют маленькую по объему стопку бумаги. Для прошивки такого вида обычно пользуются иглой и канцелярским дыроколом, после чего нить закрепляют подписной наклейкой, обозначающей, что документация заверена. Чтобы скрепить много листов бумаги, используют плотную бечевку или шуруповерт.

Важно! Если есть возможность, стоит использовать специальные приборы, такие как станок для прошивки или переплетную машинку. Сшивание по принципу тетради

Сшивание по принципу тетради

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
• на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
• цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
• в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
• когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

• название организации;
• наименование документа;
• дата составления;
• оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
• количество листов;
• сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

• Согласно правилам на описи не ставится номер.
• Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Какую документацию нужно прошивать

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

• Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
• Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
• Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
• Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
• Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
• Нотариально удостоверенные копии и переводы;

Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

• С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
• Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
• Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
• У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Как прошить документ в три дырки

Как прошить папку с 4 дырками: схема

• Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
• Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

• прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
• отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
• граница от края листа составляет 1,5-2 см
• первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Делаем отверстия

Как пронумеровать листы

Сзади любой книги или журнала всегда клеится специальный бланк, на котором будет написано, когда делопроизводителем было прошито и пронумеровано, ставится подпись и печать. Обычно сама нумерация не вызывает трудностей. Главное — помнить о некоторых деталях:

• цифры используются только арабские;
• допускается применение русских букв;
• номер листа пишется так, чтобы не задеть текст;
• номер указывается обычно внизу посередине или же ближе к дальнему от переплёта краю, но в некоторых организациях действуют другие правила;
• если на листе нет места, допускается нумерация на обороте документа;
• если в папку подшивается письмо, пришедшее в конверте, сначала нумеруется конверт, а затем его содержимое;
• когда приложения к делам представляют собой большой объём документов, их упаковывают в отдельный том и нумеруют отдельно;
• если в деле несколько томов, то в каждом томе будет своя нумерация;
• чеки и другие приложения не нумеруются, а лишь указываются в описи.

Двусторонние документы в папке нумеруются только с одной стороны, а именно с лицевой. А при нумерации приложений используется сквозная система, при которой номер документа соответствует номеру приложения, но отличается от него наличием буквы. Например, сам документ идёт под № 34, тогда приложение к нему указывается как № 34 a.

Разнообразие идей

Взять стандартный блокнот и просто изменить обложку – это легко, но совершенно не интересно. А вот оформить изделие изнутри так, чтобы ежедневное общение с дневником приносило радость – вот это уже истинное удовольствие.

На начальном этапе будет нелишним подобрать цветовую гамму и продумать, из скольких листов будет состоять ваш будущий шедевр. Намного интереснее использовать вместо традиционной белой разноцветную бумагу, а еще интереснее будут смотреться состаренные листы.

Достаточно оригинально в блокноте смотрятся страницы с фигурными краями – например, кружевные или рваные, закругленные или с резными уголками.

Если нужно сделать еженедельник в твердой обложке, то бумагу для изготовления форзацев лучше взять не просто однотонную, а с каким-либо рисунком, возможно, он даже будет отображать саму тему блокнота.

К примеру, в изделии, предназначенном для женщины, важны не только красивые и разноцветные листочки, но и хорошо продуманное содержание.

Темы могут быть самые разнообразные: планы на будущее, мысли, важные события, может быть, фотографии – самое главное, не сдерживать полет фантазии.

Как один из возможных вариантов – дневник с определенными темами: «Мой ребенок», «Моя жизнь», «Мои достижения» и т.д.

Хотите украсить страницы иллюстрациями или рамками – отлично! Прекрасно будут выглядеть на страничках изображения героев книг или мультфильмов, натюрморты, пейзажи, даже вырезки из журналов в виде страниц.

В блокноте, посвященном ребенку, вполне уместны рисунки, сделанные его рукой – просто как память.

При оформлении изделия подойдут любые техники, которыми вы владеете: аппликация, оригами, даже макраме.

Для того чтобы расслабится и «выпустить пар», хорошая идея – ежедневник в стиле «уничтожить меня» — можно даже вклеить фото «раздражителя» и… в принципе, вклеить потом новую фотографию не проблема.

Если идей – ноль, для вдохновения можно посмотреть в интернете любой мастер-класс – многие с удовольствием делятся собственным опытом изготовления альбомов, блокнотов, смэшбуков и прочих поделок такого плана.

Винтажный блокнот музыканта

Необычный подарок поклоннику музыки в виде старинной нотной тетради.

Блокнот-отличный подарок для тех кто занимаеться музыкой

Для работы понадобится офисная бумага, листы от старых нотных тетрадей или распечатанная картинка с нотами.

Процесс создания необычного блокнота пошагово:

Подготовим листочки бумаги для страниц. Наш блокнот старинный, хранит на своих страницах тайны времен. Воспользуемся самым простым способом состаривания бумаги. Сварим ароматный кофе и вымочим в растворе отдельно все листы. Дадим им просохнуть естественным образом или прогладим утюгом. В результате каждая страница приобретает благородный коричневый оттенок со следами времени.

Придаем старины листам с помощью кофеПоэтапная тонировка страниц 

• Делаем блокнот, повторяя в точности алгоритм изготовления блокнота с нуля.
• Готовим обложку. На картонные заготовки с наружной стороны выстилаем слой флиса, сверху оборачиваем непрозрачной тканью, плотно натягивая ее на обложку. С внутренней стороны проклеиваем ткань по краю.

Делаем обложку для блокнота

Внутреннюю сторону обложки обклеиваем листом старой нотной тетради или скрапбумагой на музыкальную тему.

Для работы можно взять такой оригинальный лист

Оформляем обложку. От листа нотной тетради отрываем прямоугольный фрагмент. Края обрабатываем йодным карандашом, чтобы создать впечатление благородной старины.

Обрабатываем края бумаги

• Центральным декором в композиции станет рамка. Можно взять готовую гипсовую или картонную рамочку, но лучше изготовить ее по шаблону своими руками, украсив патиной, кракелюром или простым перламутровым лаком.
• Приступаем к декорированию. Раскладываем фрагмент нотной тетради, сверху располагаем рамку, украшаем золотистым кружевом и бежевой атласной лентой. Добавим несколько бусин и акцентов золотистым глиттером. Можно добавить металлические подвески в виде ключа и замочка, колокольчика или старой скрипки.

Примерно вот что должно получится

Как видим, для декора можно использовать самые неожиданные предметы, подчеркивая оригинальность и необычную тематику блокнота.

Мастер-класс по созданию винтажного блокнота часть 1

Мастер-класс по созданию винтажного блокнота часть 2

Создавая свой шедевр в технике скрапбукинга, помните о том, чтобы тематика и декор были созвучны. Не бойтесь экспериментировать, искать новые формы, фонтанировать концептуальными идеями. Подарок, изготовленный своими руками, неизменно эксклюзивен, элитарен, пронизан добрыми пожеланиями и творческим талантом мастера.

Как регистрируются счёта-фактуры в книге покупок

Сведения, вносимые в книгу продаж и покупок, становятся источником для заполнения налоговой декларации, кроме того, она должна быть включена в декларацию: в п.8 вписываются данные из книги покупок, информация из книги продаж вводится в п. 9. Сама заполненная книга прилагается к декларации как доказательство достоверности вписанных данных. Счета-фактуры требуется регистрировать по датам их поступления в том периоде, когда появились обязанности по НДС.

Счёта-фактуры не нужно регистрировать при безвозмездной передаче товаров и услуг, если продукция передаётся через комитентов, при бумажно-валютных операциях на фондовых биржах.

Требуется зарегистрировать:

• расчетные документы, предъявленные поставщиком с показателями по ставке НДС, а также учётные документы об отгрузке.
• документы с подтверждением уплаты НДС при отгрузке с указанием всех реквизитов, возникших при формировании вычета по НДС.

Декларации по НДС в КПП — тема видео ниже:

Формирование документа

• Счета-фактуры, принимаемые покупателями от продавцов, требуется зафиксировать в книге покупок. Их регистрируют по датам появления права на налоговый вычет.
• Продавец применяет книгу продаж для фиксации счетов-фактур, контрольных кассовых лент, бланков строгой отчётности при предоставлении покупателям работ и товаров. Если при проведении какой-либо операции появляется обязательство по начислению и уплате НДС, то все имеющиеся по этим операциям счета-фактуры требуется занести в книгу продаж.
• Регистрация производится в хронологическом порядке, счета должны быть зафиксированы в том периоде, когда возникает обязательство по уплате налога.
• Налогоплательщик самостоятельно определяет, по какой форме оформить книгу продаж и покупок: согласно Правил она заполняется в электронной и бумажной формах.
• Требуется книги покупок и продаж отправлять ФНС в электронном виде, к ним прилагаются заполненные декларации по НДС. Перед отправкой книги необходимо завизировать усиленной электронной подписью.
• После окончания налогового периода (квартала) книги в бумажном виде должны быть должным образом оформлены. Срок их оформления — до 25-го числа месяца, следующего за этим периодом.
• Все страницы книги необходимо пронумеровать в порядке поступления документов, прошнуровать. Каждая страница заверяется подписью директора или уполномоченного им работника предприятия, либо индивидуальным предпринимателем. Электронные книги таких действий не требуют, вся информация в них собрана в нужном порядке, подписывать или распечатывать их не требуется.

Оба варианта книги покупок и продаж должны сохраняться на предприятии 5 лет, начиная с даты, когда была произведена последняя запись.

• Корректировочный счет-фактура заполняется, если изменилась стоимость работ или услуг, то есть при изменении налоговой базы. Повышение и понижение вписывается в графу 5, изменение стоимости – в графу 4, графа 3 – это уточненное количество продукции, работ и услуг. Сведения в корректировочном счете должны относиться к тому периоду, когда он был выставлен.
• Исправление требуется, если в счёте-фактуре допущено много ошибок: опечатки, неправильный реквизит, неверные ставки по налогу. Заполняется новый с исправленными данными счёт-фактура. Он относится к тому периоду, когда был выставлен первоначальный ошибочный счёт.

Дополнительный лист

При возникновении каких-либо ошибок в ходе заполнения книги покупок или продаж, а именно в счетах-фактурах, требуется оформить специальный дополнительный лист, в который вписываются исправленные или новые данные. Необходимость оформления дополнительного листа возникает, если:

• допущена ошибка в реквизитах организации;
• счёт-фактура зарегистрирована ошибочно;
• пропущена очередная регистрация счёта-фактуры в налоговом периоде.

Лист заполняется по установленным правилам и должен в обязательном порядке прилагаться к книге, а также передаваться в налоговую инспекцию вместе с книгой.

Оформление книги в 1С показано в данном видео:

Что нужно из инвентаря для прошивки бумаг

Чтобы выполнить прошивку дел в архив, необходимы:

Специальный архивный переплёт составного типа.
Папка из качественного картона толщиной от 0,035 до 0,15 см

Так вы сможете правильно оформить обложку архивного дела для постоянного хранения стандартного образца для прошивки документов и сдачи в архив.
Поливинилацетатный или другой синтетический клей (здесь важно качество выбранного состава).
Маркеры, ручки, карандаши для подписи.
Коленкор для корешка обложки дел длительных сроков хранения.
Специальная струбцина, которой можно запросто зажать пачку.
Перфоратор (им придётся делать отверстия внутри бумажных листов).
Иглы (оптимальный вариант – длинные, толстые изделия из металла высокого качества).
Прочные качественные нити изо льна или хлопчатобумажной материи.

Простой способ, благодаря которому можно сделать блокнот

Данный способ, пожалуй, является одним из самых легких. Но он требует наличия швейной машинки, которая есть в арсенале далеко не у каждого человека. Вначале необходимо взять листы бумаги.

Мы предлагаем сделать блокнот из 60 листов формата А5. Для этого потребуется 30 листов формата А4. Необходимо согнуть бумагу вдвое по 3 листа. Так получится книжка из шести листов. Такую процедуру следует проделать со всеми листами. У вас должно выйти 10 загнутых книжек. После этого их следует сложить таким образом, как они будут расположены в блокноте, и закрепить зажимами. Это позволит придать бумаге правильную форму.

После этого каждую книжку необходимо прошить на швейной машине по внутренней линии сгиба. Необходимо выбрать крупные редкие стежки. Когда вы прошьете все «тетради», необходимо снова соединить их между собой и закрепить зажимом.

После этого край необходимо тщательно смазать клеем. Для этого следует выбирать прозрачный универсальный клей. Затем необходимо закрепить торец полоской картона, которая вырезана с учетом размеров будущего блокнота. После этого необходимо положить изделие на ровную поверхность и зафиксировать тяжелым предметом, например толстой книгой.

Пока клей сохнет, необходимо изготовить обложку для записной книжки. Она должна быть сделана из прочной бумаги, а лучше – из картона. Необходимо вырезать обложку по размеру блокнота. Можно украсить ее самоклеящейся пленкой либо сделать аппликацию из цветной бумаги. На наш взгляд, наиболее практичным будет изготовление чехла для обычной картонной обложки. Чтобы углы не были острыми, необходимо наклеить специальную окантовочную ленту на край картонной бумаги.

Желательно оставить блокнот под прессом на 12 часов, пока клей окончательно не высохнет.

После этого можно приклеить обложку к записной книжке. Вот и все, работа окончена. Если вам необходим органайзер, можно дополнительно разделить листы с помощью цветных стикеров, либо сделать мягкую закладку. Главное – обеспечить максимальное удобство использования блокнота.

Блокнот без сшивания

Инструкция первого способа поможет в работе над созданием блокнота, в котором не задействован этап прошивки.

Инструменты и материалы: бумага для ксерокса (30-50 листов), ножницы, клей, тонкий картон, линейка, канцелярские зажимы, тонкая цветная бумага.

Из бумаги складываются несколько стопок: по 5 листов в одной. В зависимости от задумки, можно обрезать стопки до нужного формата.

Используя одну из стопок, прикладывают ее на декоративный картон и, обведя два раза, вырезают заготовку обложки. С помощью клея скрепляют два листа от блокнота в начале и в конце с картонной обложкой.

Дальше, когда изделие почти готово, переплет делают из обрезка картона соответствующего цвета. Он должен иметь длину равную длине блокнота, а высоту на 1,5-2 см. больше. Клеем прикрепляют обрезок так, чтобы с двух сторон обложки запасной выступ обрезка имел равную длину.

Немного истории

Текущий век ознаменован инновациями и технологиями. Они позволяют всю информацию заносить в память электронных гаджетов. Но не стоит полагаться на случай, ведь в результате сбоя в работе прибора можно лишиться крайне полезной информации. Именно поэтому спрос на блокноты не падает, элегантный бумажный помощник — это классика. Создателями первых экземпляров были романтичные любвеобильные французы. Во времена правления «короля-солнца» Людовика XIV при дворе была введена мода на тайные записки

Особое внимание уделялось эксклюзивному оформлению, что подчеркивало утонченные манеры и отменный вкус. Для удобства и сохранности романтических и тайных кулуарных посланий были изобретены небольшие книжечки, которые являлись первым прототипом современного блокнота

Позже их стали использовать для важных записей и сведений. Чтобы сохранить страницы для блокнота в сохранности, их «упаковывали» под плотной обложкой черного цвета, которая называлась молескин.

В буквальном переводе это означало «кожа крота». Небольшие функциональные книжицы полюбились богеме, видным государственным деятелям. Поклонниками блокнотов были такие таланты, как Пикассо, Ван Гог и Матисс. Они заносили не только напоминания о важных делах, но и наброски своих художественных шедевров. Сегодня на знаменитом аукционе Сотбис наброски знаменитых художников на страницах блокнота оцениваются в десятки тысяч долларов! Отрывной блокнот изобрел ни кто иной, как автор знаменитых «Приключений Тома Сойера» писатель Марк Твен. Только человеку с креативным мышлением могла прийти в голову гениальная идея перфорирования для удобства перелистывания страниц. Часто драгоценные мысли ускользают от нас, а в скоростном жизненном ритме мы часто забываем о важных событиях. Искусство скрапбукинг — прекрасная возможность своими руками изготовить эксклюзивный блокнот, который станет актуальным подарком к празднику.

Скрапбукинг: истории рукоделия

Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец

• Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
• Документы нумеруются.
• Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец

Для прошивки можно использовать такие материалы:

• банковский шпагат
• обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
• тонкий длинный шнурок
• суровая или прошивная нить
• прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

• готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
• вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
• выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
• вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
• при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
• концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
• клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
• указываем дату прошивки

Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция

Архив

Процедура грамотной архивации отчетности является обязательной для всех представителей структурных отделов фирм любой формы собственности. Архивация документов и договоров включает в себя важные этапы, в числе которых:

1. Составление плана работы на год, который в обязательном порядке согласовывается со всем руководящим составом организации на собрании. Данный план включает конкретные сроки предоставления всех видов документации для архива. Чтобы график было реально исполнить, нужно предоставлять сотрудникам не конкретный день для сдачи, а какой-то определенный временной отрезок, например, с 10 по 15 число текущего месяца за предыдущий.
2. В заданные в графике сроки специалист каждого подразделения передает архивариусу бумаги, оформленные и прошитые по механизму, установленному для конкретных документов. К каждому такому делу предоставляется реестр с описью, в котором фиксируются наименования документов, даты их составления и количество листов, также указываются данные об исполнителе.
3. Архивариус проводит сверку документации на предмет корректности, отсутствия лишних документов, которых нет в описи, считает страницы. При наличии замечаний по прошивке или содержанию документация направляется исполнителю для внесения исправлений, а в случае отсутствия нареканий — принимается на хранение.
4. Если требуется продублировать документы в электронном виде, то данная процедура находится в ведомстве сотрудников подразделений, которые сканируют бумаги, раскладывают их по папкам электронного архива (в большинстве современных предприятий такой архив присутствует), после чего переходят к завершающей процедуре архивирования разнообразных типов документации.
5. В конце передачи документов сотрудник на описи проставляет свою подпись. Архивариус, подписываясь, фиксирует факт отсутствия нареканий, присваивает каждому переданному документу номер в специальной книге учета, проставляет дату и вкладывает в соответствующую ячейку.

Передача документа в архив

Обратите внимание! Срок хранения документов по российскому законодательству не может быть менее 10 лет. На определенные виды бумаг устанавливается иные сроки, которые зафиксированы правовыми актами

К помещению, в котором будет расположен архив, также предъявляются особые требования для сохранения документов в должном виде:

• хорошая вентиляция,
• допустимый уровень влажности и пожарной безопасности,
• наличие специализированной изоляции для электроприборов и проводки,
• использование пожаростойких материалов при ремонте помещения,
• отсутствие системы канализации и водопровода в комнате.

Обложка решает все

Сделать блокнот из бумаги это еще половина дела, другая часть работы это оформить его фасад. Ведь первое мы видим глядя на блокнот – это обложка, и по ней решаем нравиться нам эта вещь или нет, захотим мы ее открыть или нет.

Украсить обложку для блокнота можно несколькими способами:

Воспользоваться готовыми наборами из скрап-бумаги. Самостоятельно создать элементы для украшения блокнота: использовать можно практически все ткань разной состава и фактуры, кружева, кожа, стразы, бисер, вырезки из журналов и газет, фотографии, ракушки и морские камушки и многое другое, что можно найти в любом доме!

Вот только несколько примеров как можно креативно украсить записную книжку:

• на блокнот можно сшить мягкую обложку, если между двумя слоями ткани положить тонкий поролон;
• для декора можно использовать фотографии либо другие картинки связанные с увлечениями или определенными событиями (например, получение диплома), а также вырезки из журналов;
• если в декоре использовать фосфорные наклейки, блокнот будет светиться в темноте;
• также можно сделать памятную надпись невидимыми чернилами – такой сюрприз будет неожиданным;
• если в обложку вшить тонкий магнит получится блокнот притягивающий удачу.

Если изготовление блокнотов не ваш конек, а проявить творческое начало хочется можно немного схитрить и задекорировать уже готовый блокнот, заранее приобретенный в магазине. Смотреться он при этом будет не хуже рукодельного блокнота.

Следует помнить, что никакая записная книжка, купленная в магазине, не сможет сравниться с блокнотом, сделанным собственными руками и подаренным с любовью! Подарить его можно на любой праздник.

Что включает в себя полное оформление дел

Это медленная, кропотливая процедура, которую специалисты выполняют, проходя несколько стадий:

1. Делают экспертизу ценности. Она позволяет определить, сколько нужно хранить бумаги, какие документы подшиваются в дела. Выделяют то, что подлежит архивированию.
2. Составить внутреннюю опись (в ней придётся отдельно пронумеровать листы). Это обязательное условие для удобства пользования папкой.
3. Следят в деле за количеством листов и заголовками. Некоторые заголовки выделяют специальными маркерами. В процессе процедуры архивариусы и делопроизводители обязательно следуют госстандартам. Делают нужную форму обложки дела постоянного хранения.
4. Формируют, оформляют то, что предстоит долго хранить. Ведь именно эти страницы станут содержимым будущей папки. С бумаг обязательно снимают все без исключения степлерные скобы, скрепки, проводят оформление обложки дела для сдачи в архив и приступают к следующему этапу.
5. Делают заверительный необходимый лист.
6. Если планируется хранить бумаги постоянно, временно (более 1 десятилетия) или по личному составу, нужно сначала сшить папку, потом переплести типографским способом.

Напомним, информация, как оформить обложку дела, есть в ГОСТах.

Инструкция по изготовлению блокнота своими руками

Весь процесс начинается с подготовки страниц, сшивания их в отдельные блоки. Изгибаем аккуратно. Каждый прошитый блок у нас состоит из пяти согнутых листов.

Выравниваем страницы, помещаем их в стопку, зажимаем.

Приступаем к обработке корешка. С помощью линейки и карандаша размечаем его на 7 равных частей. Делаем насечки надфилем.

Дальше – самый сложный этап всей работы – сшивание блоков. Берем полоску ткани шириной 30 мм и пришиваем к ней через сделанные отверстия каждый блок.

Затем проклеиваем корешок силиконовым герметиком. Для тщательного промазывания всех щелей используем губку. Оставляем на несколько часов подсыхать.

Потом изготовляем из картона форзац – каркас для будущей обложки, плетем при необходимости каптал. И – заключительный этап – изготовляется обложка, присоединяются листы к ней. Блокнот наконец готов.

В том, как сделать блокнот со сменными блоками страниц, нет ничего сложного. Продумать конструкцию обложки (например, на пружинах) очень легко. Обычно такие блокноты не имеют жесткий переплет и все трудности с его изготовлением уменьшаются вдвое.

В конечном итоге, делать оригинальные поделки своими руками – творческий процесс. Получаются предметы искусства, которыми стоит гордиться.